Resultaatgebieden
Resultaatgebieden zijn een middel om de strategische uitgangspunten van de organisatie te concretiseren en te vertalen in operationele doelstellingen van het niveau dat direct de operationele bedrijfsvoering aanstuurt.
Resultaatgebieden hebben verder als doel:
- het vaststellen van verantwoordelijkheden van managers in meetbare
(kwalitatieve en kwantitatieve) resultaten; - het delegeren van bevoegdheden zonder het zicht op de onderlinge
samenhang en het totaal te verliezen; - het vaststellen van de resultaten die elke divisie of afdeling dient te
behalen, alsmede de kwaliteits- en kwantiteitseisen waaraan deze moeten voldoen; - het verduidelijken van de onderlinge relaties en afhankelijkheden die
tussen de diverse organisatieonderdelen bestaan; - het vaststellen van de vereiste beheers- en verantwoordingsinformatie.
Resultaatgebieden betreffen de kernfuncties van de organisatie(-eenheid) ofwel de gebieden waarop (potentiële) vraag bestaat van één of meer afnemersgroepen buiten de organisatie(-eenheid). Per resultaatgebied wordenbepaald:
- de maatstaven en normen;
- de randvoorwaarden ofwel de aspecten waarvoor de desbetreffende
functionaris afhankelijk is van anderen en waaraan voldaan moet worden alvorens de verantwoordelijkheid voor een resultaatgebied kan worden opdragen; - de benodigde stuur- en verantwoordingsinformatie.
Figuur 3.4: Eén van de resultaatgebieden van Adviesbureau TOP
Resultaatgebieden worden ruimer geformuleerd dan taken. Het gaat er vooral om waarom iets wordt gedaan en wat het eindresultaat moet zijn. Door het formuleren in termen van resultaten blijkt vaak dat er meerdere alternatieve werkwijzen (taken/activiteiten) zijn om het doel te bereiken.
We onderscheiden twee soorten resultaatgebieden:
- externe resultaatgebieden: gebieden of resultaten waarnaar vraag is van de kant van één of meer afnemersgroepen buiten het desbetreffende organisatieonderdeel (binnen of buiten de organisatie);
- interne resultaatgebieden: ondersteunende, dat wil zeggen intern gerichte resultaatgebieden, die noodzakelijk zijn voor (het kunnen werken aan) de primaire resultaatgebieden. Het gaat daarbij met name om die aspecten waarvoor de verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de betreffende manager zijn gedelegeerd. Gedacht kan worden aan de zorg voor de kwalitatieve en kwantitatieve aspecten van de personeelsbezetting, het ontwikkelen en beheren van administratieve procedures en dergelijke.
Het totaal van de externe resultaatgebieden van alle managers tezamen hoort alle processen en activiteiten van het bedrijfsmodel af te dekken. Het totale verantwoordelijkheidsgebied van een manager op het niveau van een divisie of (hoofd)afdeling is in de regel te beschrijven met vijf tot zeven resultaatgebieden.
De maatstaven, waarmee de geleverde prestatie op het resultaatgebied kan worden gemeten, dienen een afspiegeling te zijn van de KSF'en, zoals die in het strategic control-kader zijn vastgesteld. Geen van de daarin bepaalde KSF'en mag ontbreken. Ten minste één of meer functionarissen moet in één of meer van zijn resultaatgebieden maatstaven hebben opgenomen die overeenkomen met de vastgestelde KSF'en. Wanneer dit namelijk niet het geval is, zal niemand zich verantwoordelijk voelen om de ontbrekende KSF te realiseren en ontbreekt er een schakel in de ‘controlketen'.
De randvoorwaarden en vooral de interne resultaatgebieden vormen een nadere concretisering van de besturingsprincipes van de organisatie. Wanneer bijvoorbeeld voor het besturingsconcept van integraal management is gekozen, zullen er relatief weinig randvoorwaarden aangetroffen mogen worden in de resultaatgebieden van de desbetreffende manager. Hij of zij is daarvoor immers zelf verantwoordelijk.
Een praktisch instrument om de volledigheid van de afspraken inzake de verantwoordelijkheden (en daarmee van de ‘controlketen') te beoordelen is door de resultaatgebieden aan elkaar te relateren. ALle randvoorwaarden uit de diverse resultaatgebieden moeten kunnen worden gekoppeld aan (één of meer KSF'en van) de resultaatgebieden van een andere manager.
Met de bepaling van de resultaatgebieden van het management is de basis gelegd en zijn de criteria vastgesteld voor de aansturing en beheersing van het operationele niveau van de organisatie.