Effectiviteit en efficiency van beheersing
Ten aanzien van de effectiviteit en efficiëntie van de beheersmaatregelen is het op de eerste plaats van belang dat de getroffen beheersmaatregelen de behoefte aan beheersing dekken, die volgt uit de aard van de productnormen en de aard van het proces.
De beheersmaatregelen dienen echter ook weer niet te zwaar te zijn. Dit betreft de efficiëntie van de beheersmaatregelen. Verdere aandachtspunten hierbij zijn:
- de intensiteit van de metingen (steekproefsgewijs of integraal);
- de aanwezigheid van doublures (bijvoorbeeld verschillende functionarissen voeren na elkaar dezelfde controles uit);
- het gebruik van dezelfde metingen (informatie) voor verschillende regelkringen;
- het niveau in de organisatie dat de beheersmaatregelen uitvoert. De efficiëntie wordt geoptimaliseerd als zowel de metingen, de vergelijking met de normen en de selectie van de ingreep zo laag mogelijk in de organisatie worden uitgevoerd.
De beheersmaatregelen moeten zodanig worden opgezet dat zij effectief kunnen functioneren. Dit betreft aspecten als:
- de aard van de metingen en informatie; de informatie dient op de juiste wijze te worden verzameld;
- de aard van de ingreepmogelijkheden; de mogelijkheden om in te grijpen bij verstoringen van de procesgang dienen adequaat te zijn;
- de integratie van de uitvoering van het proces en de regeling daarvan binnen het takenpakket van één persoon of afdeling;
- de integratie van de diverse stappen van de regelkringen (het meten, beoordelen en selecteren van de ingreep door één persoon of afdeling);
- de integratie van regelkringen voor diverse doelstellingen, zodat niet de een is gericht op het optimaliseren van bijvoorbeeld de kwaliteit terwijl een ander de doorlooptijd tracht te optimaliseren, waarbij tussen beide onderlinge afhankelijkheden bestaan;
- de integratie van de regeling in de tijd, waarbij als uitgangspunt geldt dat naarmate sneller wordt ingegrepen de ingreep effectiever zal zijn, omdat de informatie over de procesafwijking snel kan verouderen.
Wat opvalt bij deze aspecten is dat de effectiviteit van de beheersmaatregelen sterk afhankelijk is van de taakverdeling. Daarbij verdient het voor de effectiviteit van de beheersmaatregelen zelf aanbeveling de uitvoering van die maatregelen zoveel mogelijk door één persoon te laten uitvoeren. De achtergrond hiervan is dat bij een verdeling van de taken over meerdere personen of afdelingen de besluitvorming wordt vertraagd, er minder zicht bestaat op wat er werkelijk gebeurt en de kans op communicatiestoornissen (en daarmee het verlies aan relevante informatie) wordt vergroot.
Wel dient te worden bedacht dat deze integratie ook risico's met zich meebrengt. In de beoordeling moeten beide aspecten zorgvuldig worden afgewogen.
Opgemerkt wordt dat bij de bovenstaande beoordeling wordt uitgegaan van een vaste bestaande beheersbehoefte, gegeven het productassortiment, de doelen en de aard van het proces. Bij een discrepantie tussen de aanwezige beheersmaatregelen en de beheersbehoeften kan vanzelfsprekend ook worden gekeken naar de mogelijkheden om de beheersbehoeften zelf te verkleinen. Hiervoor zijn in beginsel twee mogelijkheden:
- het aanpassen van de doelstellingen en het productassortiment;
- het aanpassen van de procesinrichting of taakstructuur. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door het ordenen van de procesgang in relatief onafhankelijke stromen (zoals het onderscheid tussen complexe en standaardgevallen) of het creëren van een productgerichte structuur, waarin de diverse afdelingen relatief onafhankelijk van elkaar opereren en elk hun eigen processen uitvoeren.
De beheersbaarheid van het proces wordt dus enerzijds bepaald door de beheersbehoefte en anderzijds door de mogelijkheden om in te grijpen en de procesgang te corrigeren bij geconstateerde afwijkingen en storingen. Bovendien is ook het gebruik van de aanwezige beheersmogelijkheden van belang.
De Sitter (1995) geeft de in figuur weergegeven ‘formule' voor beheersing. Hij stelt:
- om de uitvoering zo beheersbaar mogelijk te houden dient de organisatie de beschikbare mogelijkheden om het proces bij te sturen zo zoveel mogelijk te vergroten;
- tegelijkertijd dient men echter alles in het werk te stellen om de mogelijke variatie in het proces te minimaliseren (denk bijvoorbeeld aan het parallelliseren van processen zodat meerdere relatief eenvoudig te beheersen processen ontstaan in plaats van één complex proces);
- de beheersorganisatie (de regelkringen) moet kunnen beschikken over zo effectief mogelijke beheersinformatie; de hoeveelheid beheersinformatie moet goed zijn afgestemd op de behoefte aan informatie.
Figuur De ontwerpstrategie voor beheersing volgens De Sitter