De systeembenadering
In de literatuur is veel aandacht besteed aan de systeemleer in relatie tot organisatie-analyse en -ontwerp. [De Leeuw, 1982; Keijsers, 1986; In 't Veld, 1988]. Hierna worden de belangrijkste kenmerken van de systeembenadering kort geschetst. Daarna kiezen we een nadere invulling waarop onze zienswijze is geënt.
Kenmerken
De belangrijkste kenmerken van de systeemleer worden hierna toegelicht. Achtereenvolgens komen aan de orde:
• de integratiemogelijkheden van de systeembenadering;
• de systeembenadering als interdisciplinair communicatiemiddel;
• de systeemleer als hulpmiddel om de werkelijkheid te modelleren.
Integratiemogelijkheden
De systeemtheorie denkt in gehelen, waarbij het geheel, als gevolg van de meerwaarde die ontstaat door de relaties tussen de gedefinieerde delen, meer is dan de som der delen. Voor organisaties betekent dit, dat eigenschappen van de organisatie sterk afhankelijk zijn van de samenhang die tussen de gekozen organisatie-elementen is aangebracht. Zowel de elementen als de relaties zijn daarbij onderwerp van analyse.
Een systeem maakt deel uit van een groter geheel, van diens omgeving. Beschouwd als een open systeem, bestaan er relaties met die omgeving. Het systeem wordt beïnvloed door factoren in de omgeving en vervult daarin een functie. Het systeem is met andere woorden doelgericht. De systeembenadering dwingt de functie van het systeem helder te maken, redenerend vanuit de omgeving.
Organisaties zijn complexe entiteiten in de werkelijkheid. Behalve de relaties van een organisatie met haar omgeving, bestaan er ook binnen de organisatie tal van complexe relaties tussen elementen van de organisatie. Aan de elementen en relaties kunnen tal van aspecten worden onderscheiden. De systeembenadering streeft er naar deze aspecten in hun samenhang in beschouwing te nemen en heeft zodoende een integraal karakter.
Communicatiemiddel
Doordat verschillende aspecten een rol spelen, houden verschillende disciplines zich bezig met het analyseren en ontwerpen van organisaties. Iedere discipline heeft daarbij haar eigen invalshoek en richt zich op een deel of aspect van die complexe werkelijkheid. Integratie en afweging van die aspecten vereist een gemeenschappelijk begrippenkader zodat de verschillende disciplines met elkaar kunnen communiceren en samenwerken. De systeembenadering levert een dergelijk communicatiemiddel. Zij biedt een aantal concepten die voor alle disciplines hanteerbaar zijn en naar verschillende doelen kunnen worden ingevuld.
Afbakening
De werkelijkheid als geheel is te complex om te beschouwen, zodat deze moet worden ingeperkt tot dat gebied dat gezien de probleemstelling relevant is. De systeembenadering dwingt tot en geeft richting aan een aantal zogenaamde modelleringsbeslissingen, waarmee het systeem, en daarmee het onderzoeksveld, wordt afgebakend en het niveau van analyse wordt bepaald. Dit worden respectievelijk de systeemgrens en het aggregatieniveau genoemd.
Figuur a: Aggregatieniveaus.
Een bouwdoos voor organisatiemodellen
Keijsers [1986] onderscheidt drie elkaar aanvullende en samenhangende 'bouwstenen' voor een organisatiemodel, dat is gebaseerd op de uitgangspunten van de systeembenadering. Elke 'bouwsteen' representeert een bepaalde beschouwingswijze ofwel bepaalde manier van kijken naar de organisatie.
De functiebeschouwing
Figuur b: Functiebeschouwing van een systeem.
In de functiebeschouwing staat de functie centraal die het systeem vervult in zijn omgeving. De functie van het systeem is de gewenste bijdrage van het systeem aan zijn omgeving. Aan deze bijdrage ontleent het systeem zijn bestaansrecht. De functie is enerzijds gerelateerd aan de behoeften die in de omgeving bestaan en anderzijds aan het doel dat het systeem zichzelf stelt. Het systeem is doelgericht (figuur b).
TERUG NAAR TOP
De gedragsbeschouwing
Bij de gedragsbeschouwing (figuur c) wordt gekeken naar de processen die door het systeem worden uitgevoerd. Indien op deze wijze naar de organisatie wordt gekeken, ziet men 'de organisatie door de week' of 'een film van de organisatie'.
Bij de gedragsbeschouwing wordt gelet op de input of invoer, de output of uitvoer en de processen die zorgen dat de input in de gewenste output wordt omgezet. In de gedragsbeschouwing komt de dynamiek van de organisatie tot uiting. Hoe reageert de organisatie op verstoringen en andere onverwachte gebeurtenissen? Hoe wordt een afwijking gesignaleerd en welke reactiemogelijkheden heeft de organisatie tot haar beschikking? Dit zijn de gedragsbepalende vragen voor de organisatie. Als de organisatie wordt opgevat als 'een zich gedragend organisme' komen deze vragen aan de orde.
Figuur c: Gedragsbeschouwing van een systeem.
Ten aanzien van de processen is een onderscheid te maken tussen het primaire proces, waarin de invoer wordt omgezet in uitvoer, en de processen die het primaire proces besturen, regelen en ondersteunen. De keuze van wat wordt gedefinieerd als het primaire proces is een modelleringsvraagstuk en hangt samen met de bepaling van de systeemgrens. De onderzoeker die voor deze keuze staat, zal zich bij de afbakening van het domein van analyse in sterke mate laten leiden door de aard en omvang van de probleemstelling.
De structuurbeschouwing
Bij deze beschouwingswijze wordt de organisatie opgevat als een geheel van onderling gerelateerde elementen. Als de organisatie volgens de structuurbeschouwing in kaart wordt gebracht, ontstaat een 'foto van de organisatie', waarin de elementen alsmede de relaties daartussen tot uiting komen (figuur d). De relaties tussen de elementen vormen de bindende aspecten van het systeem en verschaffen het systeem een meerwaarde: het geheel is meer dan de som der delen.
Figuur d: Structuurbeschouwing van een systeem (vrij naar Keijsers [1986]).
Om de complexiteit van de werkelijkheid zoveel mogelijk hanteerbaar te maken en het onderzoek zo goed mogelijk te enten op de probleemstelling, is het mogelijk de beschouwing te beperken tot het meest relevante deel van het systeem. Twee soorten deelsystemen kunnen worden onderscheiden (figuur e).
- Subsystemen, waarbij de grens van het oorspronkelijke systeem wordt ingeperkt tot een deelverzameling van de elementen. Dit betreft die elementen, die sterk met elkaar samenhangen in relatie tot de functie van het te bestuderen subsysteem. Subsystemen hoeven dus niet per se samen te vallen met afdelingen. De rest van het oorspronkelijke systeem wordt dan als omgeving van het subsysteem beschouwd. Het subsysteem is ook weer een systeem, maar dan op een lager niveau van beschouwing. Dit wordt een lager aggregatieniveau genoemd.
- Aspectsystemen, waarbij de grens van het systeem niet verandert, maar wordt ingezoomd op een deel van de beschouwde relaties tussen de elementen. Zo kan men bijvoorbeeld kijken naar alle informatierelaties of naar alle sociale relaties die er bestaan.
Figuur e: (Voorbeelden van) sub- en aspectsystemen.
Bij keuzen van sub- en aspectsystemen ontstaan 'nieuwe' open systemen met relaties naar andere sub- en aspectsystemen binnen en buiten de organisatie.
Doorgaans hebben we te maken met combinaties van sub- en aspectsystemen. We zijn geïnteresseerd in een bepaald deel van de organisatie en beschouwen dat als een subsysteem. Binnen dit subsysteem gaat onze aandacht vooral uit naar een bepaald type relaties tussen de elementen, bijvoorbeeld de informatiestromen.
In het voorafgaande zijn de belangrijkste systeemconcepten gepresenteerd en toegelicht. Hiermee hebben we geenszins de bedoeling gehad de systeemleer volledig te behandelen. We hebben slechts enkele basisgedachten willen schetsen om daarmee de uitgangspunten van het KAD+-model nader te kunnen invullen.
TERUG NAAR TOP